fbpx

Je woordgebruik en vertrouwen

Ondertussen is je wel duidelijk geworden welke impact je woorden hebben – in zowel negatieve als positieve zin. In dit hoofdstuk focus je op het vertrouwen dat je wint of verliest door je woordgebruik.

1. Kom afspraken na

Vertrouwen is een van de belangrijkste elementen in een werkrelatie. De basis van dit vertrouwen leg je door je afspraken na te komen. Als jij uitspreekt dat je bepaalde taken op je neemt (of doelen nastreeft) maar je afspraken niet nakomt, dan verdwijnt vertrouwen als sneeuw voor de zon. Soms zijn het maar kleine uitspraken in de vorm van een tijdstip waarop je een collega zult ontmoeten voor een interne meeting:

‘We zien elkaar om 13.00 uur.’

Kijk wat het met je doet als je op tijd aankomt. Dat voelt fijn, toch? Je hoeft niemand te laten wachten. Je hebt woord gehouden. Kijk ook wat het met je doet als je te laat bent. Je voelt je waarschijnlijk onprettig en gehaast, of niet? Je excuseert je bij je collega, maar je ervaart toch een bepaalde onrust. Jullie afspraak begint al wat verkeerd; jullie zijn er allebei niet helemaal bij:

Jij baalt en denkt: ‘Ik ben te laat.’
Hij baalt en denkt: ‘Hij houdt zich (weer) niet aan zijn woord en is (voor de zoveelste keer) te laat.’

Al ben je je hier niet direct bewust van: dit soort gedachten en gevoelens blijven een tijd hangen. Gelukkig kan je collega heel wat van je hebben. Maar hoe zit dat met een externe gesprekspartner: een HR-manager bij wie je komt solliciteren voor die gave job? Of een commercieel directeur die je kennis wilt laten maken met jouw producten of diensten? Reken maar dat de eerste minpunten binnen zijn. Te laat komen, en dus je woord breken, bij een sollicitatiegesprek kan zomaar betekenen dat je niet doorgaat naar een volgende ronde. Je afspraken niet nakomen bij een potentiële klant drukt al een stempel op je: kan ik wel op hem of haar rekenen?

2. Wees realistisch

Soms is het lastig om je afspraken na te komen, omdat je te maken krijgt met onrealistische deadlines. Vraagt een collega jou om iets over een week op te leveren? Ga dan niet direct akkoord als je de werkzaamheden van tevoren niet goed kunt inschatten. Geef aan dat je in kaart gaat brengen wat er allemaal moet gebeuren en dat je later terugkomt op zijn verzoek. Heb jij zelf de mogelijkheid om een deadline te stellen? Roep dan ook niet zomaar een datum of tijdstip. Plan en wees realistisch.

Voorbeeld

Lia had de neiging om collega’s blij te maken met te enthousiaste uitspraken over opleveringen. Dat betekende voor haar vaak overwerken, maar zij haalde veel deadlines ook niet. Op het moment dat zij leerde wat voor invloed dit had op het onderlinge vertrouwen, besloot zij om haar woorden serieuzer en realistischer te kiezen. Toen zij een rapport aan het afronden was, werd haar voornemen direct getest; een collega vroeg haar wanneer zij het plan kon opleveren. Voorheen zou zij antwoorden: ‘Morgen’. Nu zag zij in dat dit totaal niet realistisch was en dat een dergelijke uitspraak alleen maar tegen haar zou werken. Want: haar collega zou er daadwerkelijk op rekenen dat er de volgende dag een compleet verslag zou liggen. Door te plannen en realistischere uitspraken te doen, wist zij teleurstelling te voorkomen (er was geen sprake van een late oplevering) en deed zij geen afbreuk aan het opgebouwde vertrouwen. Sterker nog: Lia’s collega was onder de indruk van haar reactie: ‘Dat wordt volgende week’. Zijn antwoord was: ‘Dat is vlot!’

Ga dus liever voor vertrouwen dan voor verbazing. Zeker als je die verbazing toch niet kunt waarmaken, of als je jezelf veel stress en extra werk op de hals haalt bij het nastreven van een haast onrealistische deadline. Het richt meer schade aan dan je kunt vermoeden…

Voorbeeld

Zo had ik een enthousiaste ondernemer leren kennen: Alex. De dienstverlening van Alex sloot mooi aan op mijn diensten, dus besloot ik met hem in zee te gaan. Dat leek een leuk concept, maar in de praktijk pakte dat anders uit omdat Alex geen realistische planningen maakte. Afspraken over opleveringen werden niet zo serieus genomen, terwijl ik die deadlines wel met mijn eindklanten gecommuniceerd had. Dat betekende voor mij dat ik – om het werk toch gedaan te krijgen – alsnog moest inspringen, terwijl ik juist hoopte dit soort activiteiten niet meer te hoeven uitvoeren. Dit was een wijze les voor de toekomst: nog duidelijker zijn in mijn communicatie richting Alex. Ik vertelde hem dat ik deadlines heel serieus nam en dat ik het niet acceptabel vond als een deadline nog een keer overschreden zou worden. Voor Alex resulteerde dit in een laatste kans. Uiteindelijk heb ik afscheid van hem moeten nemen, omdat hij weer een deadline had gecommuniceerd die hij niet waarmaakte. Het vertrouwen was weg.